|
|
سرپرست اتوماسیون اداری و دبیرخانه مرکزی
|
 |
| نام و نام خانوادگی |
معصومه خبازی
|
| ☎️ شماره تماس: |
038-32324412 |
اتوماسیون اداری و دبیرخانه
🔷 شرح وظایف سرپرست دبیرخانه مرکزی:
- ایجاد کارتابل جهت کاربران جدید در سیستم اتوماسیون اداری
- ایجادتغییر امضاء جهت مدیران
- رسیدگی به مشکلات اتوماسیون همکاران
- نظارت بر نحوه عملکرد همکاران دبیرخانه
- اداره دبیرخانه مرکزی
- دریافت، ثبت و توزیع مراسلات دانشگاه بر عهده این اداره می باشد.
کارشناسان:
🔷کارشناس اداره دبیر خانه مرکزی: خانم مینا نظری زاده  شماره تماس داخلی: 2280
🔷 شرح وظایف اداره دبیرخانه مرکزی:
1- نظارت بر ورود و خروج مراسلات داخلی و خارجی
2- ثبت وارسال نامه های وارده –صادره در اتوماسیون اداری
3- ثبت وارسال نامه های وارده –صادره در شبکه ERP (وزارت علوم)
4- ثبت وارسال نامه های وارده -صادره از طریق شبکه دولت
5- ثبت وتفکیک احکام پرسنل- صورت وضعیتها-ماموریت ها و... در دفاتر دستی
6- تفکیک پاکتها و نامه ها جهت قرار دادن در باکس های مربوطه پس از تحویل از پست
7- تشخیص نامه های ثبتی خارج از سازمان جهت حوزه مدیریتی
8- حضور بموقع در محل کار بطور مستمر جهت تحویل مراسلات مربوط به پیک های خارج از سازمان
9- ارسال و دریافت فاکس های داخلی و خارجی (اعم از خارج از دانشگاه و خارج از کشور) و بایگانی فاکس های انجام شده و ارسال تائیدیه فاکس ها
10- ارجاع نامه های دارای ضمائم از طرف ریاست دانشگاه و معاونین به سایر واحدها و ارجاع نامه هائی با دستور مدیر امور اداری به کلیه واحدها
11- ارسال نامه های دانشگاه به خارج از سازمان توسط پیک دبیرخانه
12- تحویل و ارسال نامه های مربوط به حوزه مدیریت و قسمتهای مختلف دانشگاه در زمانهای معین
13- پاسخگوئی به ارباب رجوع و پیگیری کارهای مربوطه
14- بایگانی مکاتباتی که ازطریق اتوماسیون و دستی ثبت می شود و بعضاً با مرور زمان نیاز به رویت فیزیکی هم دارد
15- انجام سایر امور مربوطه طبق دستور مقام مافوق
|